Vor dem Hintergrund der gesetzlichen und administrativen Änderungen, die das Geschäftsumfeld betreffen, müssen Unternehmen dem Prozess der Aktualisierung der Unternehmensunterlagen und der beim Nationalen Handelsregisteramt (ONRC) hinterlegten Informationen besondere Aufmerksamkeit widmen.
Viele Unternehmen werden ihre Unterlagen bis zum 1. September 2026 aktualisieren müssen, doch ein strategischer Ansatz bei diesem Prozess kann eine reine gesetzliche Verpflichtung in einen Vorteil für die Geschäftsentwicklung verwandeln. Daher empfehlen wir, den Konformitätsprozess nicht nur unter dem Gesichtspunkt der erforderlichen Formalitäten zu betrachten, sondern auch als Chance zur Optimierung der Rechtsform und des Geschäftsgegenstands des Unternehmens.
Im Folgenden erläutern wir Ihnen, welche Verpflichtungen zu beachten sind, welche Risiken eine unvollständige Aktualisierung birgt und wie der gesamte Prozess auf einfache, effiziente und gesetzeskonforme Weise abgewickelt werden kann.
I. Aktualisierung des Geschäftsgegenstands gemäß CAEN Rev. 3
Mit Wirkung vom 1. Januar 2025 ist die neue Klassifikation der Wirtschaftszweige – CAEN Rev. 3 – in Kraft getreten, die durch die Verordnung des Nationalen Instituts für Statistik Nr. 377/2024 genehmigt wurde.
Daher müssen Unternehmen, die wirtschaftliche Tätigkeiten ausüben, die bestehenden CAEN-Codes analysieren und neu kodieren sowie die Gesellschaftsunterlagen und die im Handelsregister eingetragenen Angaben entsprechend aktualisieren.
Obwohl die Neukodierung schrittweise erfolgen kann, reicht die bloße Umwandlung der CAEN-Codes nicht aus. Das vollständige Verfahren umfasst:
1. Die Analyse der bestehenden CAEN-Codes und die Ermittlung ihrer Entsprechungen in CAEN Rev. 3;
2. Die Aktualisierung der Satzung;
3. Die Überprüfung des Hauptgeschäftszwecks und der Nebentätigkeiten;
4. Die Ermittlung zusätzlicher Tätigkeiten, die sinnvoll in den Geschäftszweck aufgenommen werden können;
5. Einreichung der erforderlichen Unterlagen beim ONRC;
6. Aktualisierung der Genehmigungen, Bescheide und internen Aufzeichnungen, die sich auf den Geschäftsgegenstand der Gesellschaft beziehen.
Warum ist dieser Schritt wichtig?
Die Praxis zeigt, dass viele Unternehmen jahrelang mit unvollständigen, veralteten oder nicht mehr der tatsächlichen Geschäftstätigkeit entsprechenden Geschäftsgegenständen arbeiten.
In solchen Situationen können Schwierigkeiten auftreten bei der Erlangung von Genehmigungen und Lizenzen, dem Zugang zu EU-Mitteln oder Förderprogrammen, der Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen; beim Abschluss von Verträgen mit Partnern, die eine Überprüfung des Geschäftsgegenstands verlangen, oder sogar bei der Beziehung zu Banken und Investoren.
II. Überprüfung und Aktualisierung der Identifikationsdaten des Unternehmens
Neben der Aktualisierung des Geschäftsgegenstands müssen die Geschäftsführer der Unternehmen regelmäßig überprüfen, ob die im Handelsregister eingetragenen Informationen die aktuelle Rechtslage des Unternehmens widerspiegeln.
Es wird empfohlen, die folgenden Aspekte zu prüfen und gegebenenfalls zu aktualisieren:
· Identifikationsdaten der Gesellschafter und Geschäftsführer;
· Dauer und Gültigkeit der Mandate der Geschäftsführer;
· Wirtschaftlich Berechtigter und entsprechende Erklärungen;
· Sitz und Geschäftsstellen;
· Klauseln der Satzung, die nicht mehr dem aktuellen Rechtsrahmen entsprechen.
III. Die Bedeutung der Aktualisierung des Stammkapitals und der Gesellschaftsstruktur
Sollten sich gesetzliche Änderungen hinsichtlich der Höhe des Stammkapitals oder anderer Anforderungen an die Gesellschaftsstruktur ergeben, müssen diese durch Beschlüsse der zuständigen Gesellschaftsorgane umgesetzt und in den Gründungsdokumenten der Gesellschaft berücksichtigt werden, wobei die Registrierungsformalitäten beim ONRC zu erledigen sind.
Die Nichteinhaltung der Aktualisierungspflichten kann zu Verwaltungsverzögerungen, Schwierigkeiten bei der Erlangung von Genehmigungen, Problemen bei der Finanzierung oder sogar zur Unmöglichkeit der Durchführung bestimmter Unternehmensgeschäfte führen.
Warum ist die Konsultation eines spezialisierten Rechtsanwalts empfehlenswert?
Die Berufserfahrung im Bereich des Handelsrechts zeigt, dass die meisten zusätzlichen Kosten, die den Gesellschaften entstehen, nicht aus dem Compliance-Verfahren selbst resultieren, sondern aus der nachträglichen Behebung von Umsetzungsfehlern.
Ein auf Gesellschaftsrecht spezialisierter Anwalt kann:
· die konkreten Verpflichtungen des Unternehmens prüfen;
· die rechtlichen Risiken identifizieren, die sich aus den vorhandenen Unterlagen ergeben;
· die Satzung korrekt verfassen und aktualisieren;
· die Konformität der beim ONRC eingereichten Unterlagen sicherstellen;
· die Ablehnung von Anträgen oder die Notwendigkeit einer Wiederholung der Verfahren verhindern.
Eine vor der Einreichung der Unterlagen durchgeführte rechtliche Prüfung stellt in den meisten Fällen eine deutlich geringere Investition dar als die Kosten, die durch die Korrektur später festgestellter Unstimmigkeiten entstehen.
Die durch CAEN Rev. 3 eingeführten Änderungen stellen somit eine der wichtigsten administrativen Neuerungen für die Geschäftswelt der letzten Jahre dar. Über die gesetzliche Verpflichtung zur Einhaltung hinaus bieten sie Unternehmen die Gelegenheit, ihre Entwicklungsstrategie neu zu bewerten, bestehende Unstimmigkeiten zu beseitigen und ihre Rechtsform an die tatsächlich ausgeübten Tätigkeiten anzupassen.
Unternehmen, die diesen Prozess ausschließlich als Formalität betrachten, laufen Gefahr, die Gelegenheit zu verpassen, ihre Unterlagen zu optimieren und zukünftige Probleme zu vermeiden. Ein professioneller und vorausschauender Ansatz hingegen kann diese gesetzliche Verpflichtung in einen Vorteil für die Geschäftsentwicklung verwandeln.
Um Verzögerungen, zusätzliche Kosten und mögliche administrative Hindernisse zu vermeiden, werden Unternehmen dazu angehalten, den Prozess der Überprüfung und Aktualisierung der Unternehmensunterlagen rechtzeitig einzuleiten.
Für weitere Informationen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns unter der Telefonnummer 0720291919 oder per E-Mail unter [email protected].